Det gode spørgeskema
Måske har du i længere tid taget tilløb til at invitere dine respondenter og mangler at konkretisere din undersøgelse?
Har du lavet en afgrænsning af dit emne, og er du sikker på at dine spørgsmål kan hjælpe dig på vej?
For hvad er de gode spørgsmål der giver dig de svar som besvarer din problemstilling bedst muligt.
Hvad enten du skriver opgave på Gymnasiet, Universitetet eller undersøger trivselsforhold på arbejdspladsen gælder de samme huskeregler. De vigtigste ting at huske på, når du formulerer dine spørgsmål er:
- Spørgsmålene skal afdække det, man ønsker at undersøge
- Spørgsmålene skal være tilpasset målgruppen
- Kun ét spørgsmål ad gangen
- Ingen ledende spørgsmål
- Ingen svære/uforståelige ord (fagudtryk, slang, tekniske betegnelser)
- Ingen dobbelt-negationer
- Ikke alt for lange spørgsmål
Det er værd at bemærke, at disse huskeregler er gældende for kvantitative interviews, og ikke stemmer overens med kvalitative interviewteknikker. En kvalitativ undersøgelse kan måle eller veje noget, som er svært at tælle, f.eks. følelser, og kræver en kvalitativ metode.
Derimod vil en kvantitativ undersøgelse analysere data fra et større antal respondenter og fremvise resultater i statistik. Dermed bekræfter eller afkræfter du en teori eller problemformulering, hvor alle respondenter får mulighed for at svare på de samme spørgsmål under samme vilkår.
Lad os gå i gang med afgrænsning af spørgsmålene.
Inden man går i gang med at lave sine spørgsmål, er det vigtigt at være helt skarp på, hvad man ønsker at undersøge.
Hvis man ønsker at undersøge den generelle tilfredshed med kantinen, må man definere, hvad det er for nogle parametre, der skal være med i undersøgelsen (er det f.eks. kun maden man ønsker at spørge ind til, eller også betjeningen, prisen og rengøringen?).
Du skal med andre ord opstille relevante parametre for god trivsel på arbejdspladsen. For det er jo hvad du måler ikke sandt?
Hvis du ikke er skarp på dette punkt, vil resultaterne af undersøgelsen være tilsvarende uden fokus. Et andet eksempel kan være fra skolekantinen hvor allergikere kan være vigtige at spørge: ”Mener du at madudvalget for glutenallergikere er tilstrækkeligt?”. På den anden side kan det også være vigtigt at få tilbagemeldinger på respondenternes mening om spørgsmålet, og det kan være nødvendigt at indsætte et fritekst felt, for at få forslag til forbedringer af madudvalget for glutenallergikere.
Når du har opstillet de relevante parametre, er vi klar til at gå videre til indramning af målgruppen for undersøgelse.
Det er svært at formulere gode spørgsmål, hvis ikke du ved, hvem du formulerer dem til. For at få et realistisk billede af din målgruppe, må du stille dig selv nogle spørgsmål.
Er undersøgelsens respondenter vant til læse, eller skal jeg tage hensyn til læsevanskeligheder i sit valg af ord og sætningsopbygning?
Er der særligt følsomme områder hos målgruppen (f.eks. politiske hensyn)?
Er målgruppen en blandet eller homogen størrelse?
Informationer om respondenterne i målgruppen er vigtige. Undersøgelsens resultater og den viden som skal hjælpe respondenterne i fremtiden, er nemlig afhængig af præcise og konkrete svar, som kan afhjælpe evt. misforståelser i kommunikationen imellem afsender og modtager.
Det giver ingen mening hvis dine spørgsmål er tilrettelagt personer, der ikke spiser kød, mens målgruppen rent faktisk er kødspisere. Modtagerne bliver provokeret ved tanken om en kæmpe salatbuffet i kantinen, uden den sædvanlige lasagne.
Nu er du forhåbentlig allerede i gang med at formulere dine spørgsmål, og arbejde dig ind på din målgruppe.
Det er godt at holde afstand til respondenterne, da et spørgsmål nemt kan virke ledende, og virke som om du ønsker et specifikt svar fra din respondent.
Derfor må du være objektiv, sætte dig i respondents sted og være neutral i din formulering af et spørgsmål. Det kræver at du glemmer al viden om dine respondenters baggrund, og lader som om I lige har mødt hinanden for første gang.
Hvis det virker som en uoverkommelig opgave, kan du altid bede en bekendt om at læse dine spørgsmål igennem for at tjekke, om du er kommet til at skrive nogle af dine egne holdninger ind i spørgsmålene.
”Er din leder god til at give og modtage feedback?”
Hvorfor er det et dårligt spørgsmål? Fordi du kun skal stille ét spørgsmål ad gangen, og ikke spørge om to ting på én gang. Respondenterne kan ikke svare præcist på tvetydige spørgsmål, og lige så snart der står ”og” i dit spørgsmål bør alarmklokkerne ringe, og du bør overveje, om du er i gang med at spørge om flere ting på én gang.
Svære/uforståelige ord som f.eks. fagudtryk, slang eller tekniske betegnelser bør også undgås.
Fagudtryk, slang, tekniske betegnelser og mange lange ord kan gøre spørgsmålene svære at forstå.
Det er derfor vigtigt, hvis det er muligt, at undgå at bruge den slags ord (medmindre de passer præcis til respondentgruppen).
Den tekniske del af kommunikationen er mindst lige så vigtig som resten af spørgeskemaopbygningen. Hvis respondenterne ikke forstår spørgsmålene korrekt, kan deres svar i værste fald være ubrugelige. Et eksempel på forkert kommunikation er for lange spørgsmål.
Hvis der bruges for mange ord til at forklare et spørgsmål kan respondenten begynde at tvivle på hvad der spørges om. Lad dermed respondenten kunne svare så enkelt så muligt på spørgsmålene.
Situationen svarer til en normal interviewsamtale, hvor afsenderen af sit spørgsmål når at indkredse og afgrænse spørgsmålet i sådan en grad, at svaret næsten er givet af sig selv.
Hvis der er ord i spørgsmålet, som er nødvendige at definere, kan definitionen af ordet skrives afskåret fra spørgsmålet. Derudover kan skærmbilleder med rene forklaringstekster også bruges, så forklaringen ikke forstyrrer læsningen af spørgsmålet. Du kan også arbejde med at have skærmbilleder med rene forklaringstekster, hvis der er noget respondenten er nødt til at vide i forbindelse med undersøgelsen. Så forstyrrer forklaringerne ikke læsningen af dine spørgsmål.
Til sidst kan du med fordel gennemgå alle spørgsmål for dobbelt-negationer. Formuleringer som ”Jeg føler aldrig, at jeg ikke bliver mobbet” er bandlyst når du laver dine spørgsmål.
Valg af svarskala
Hvorfor er det en god idé at benytte en svarskala, når din spørgeskemaundersøgelse er baseret på kvantitativ metode?
Der er mange årsager til at en svarskala kan give dig de bedste resultater, når du analyserer dine data fra respondenterne.
For det første vil en god svarskala sikre, at den data, der ligger i din undersøgelse vil opfylde dit behov for viden. Hvis din svarskala ikke er tilpasset dit spørgsmål, er der risiko for, at dine analyser og respondenternes holdning bliver uoverensstemmende.
Svarskalaen skal give mening i forhold til spørgsmålet
Hvis dit spørgsmål f.eks. begynder med ”Hvilken betydning… ”, skal din svarskala også referere til ’betydning’. Dvs. svarskalaen skal formuleres med mulige svar som: "Stor betydning, mindre betydning etc.", og ikke f.eks. "I høj grad, i mindre grad etc.".
Svarskalaen skal være afbalanceret
Hvis din svarskala går fra negativ til positiv, skal du have lige så mange negative svarmuligheder som positive på din skala. På den måde undgår du at påvirke besvarelserne i en bestemt retning.
Undgå så vidt muligt midterkategorier
I en spørgeskemaanalyse er en kategori som "Hverken/eller" eller "Neutral" ofte ikke særlig brugbar, fordi at nogle vil synes, at det er "nemmest" at sætte krydset dér. Derfor kan det være en fordel at formulere spørgsmålet sådan, at en midterkategori ikke er nødvendig. Respondenterne vil på den måde også blive hjulpet på vej til at tage reel stilling til spørgsmålet.
Midterkategorier kan dog være nødvendige, hvis det er emner, man ikke som udgangspunkt kan forvente, deltagerne har en holdning til.
Brug kun ”Ved ikke”, hvis det er nødvendigt
Rådet her ligger i forlængelse af råd nummer tre. For ved ikke at give spørgeskemadeltagerne den slags valgmuligheder, kan man øge sandsynligheden for, at de tænker besvarelsen på spørgsmålet mere igennem. Drejer det sig om et vidensspørgsmål eller lignende på tale, kan det dog nogle gange være nødvendigt med "Ved ikke"-kategorier, for her kan "Ved ikke" give viden i sig selv. Læs mere om de gode svarkategorier
Skalatyper
Der findes fire skalatyper, som alle anvendes i informationsindsamling. Hver skalatype har sine forudsætninger, begrænsninger og åbner for specifikke statistiske efterbehandlinger. Skalaerne hedder nominal, ordinal, interval og ratio.
Nominalskalaen
Den mest simple skala er nominalskalaen, hvor man kun tildeler objekterne numeriske værdier for at kunne kategorisere dem. Skulle man eksempelvis holde styr på, om respondenterne i en analyse var mænd eller kvinder, ville man transformere værdierne "mand" og "kvinde" til talværdier; eksempelvis "0" for mand og "1" for kvinde.
Et andet eksempel på anvendelsen af en nominalskala er tildelingen af numre til deltagere i sportskonkurrencer. Den tildelte numeriske værdi - mærket på ryggen - er udelukkende anvendt for at så at sige holde styr på deltagerne. Ud over at "holde styr" på deltagerne eller respondenterne i markedsanalyse anvendes nominalskalaer således, at det efterfølgende er muligt at detektere eventuelle forskelle mellem forskellige grupper.
Nominalskalaen er den enkleste skalatype, og samtidig er det relativt få statistiske metoder, der kan benyttes, når denne skalatype anvendes.
Hvis skaleringen skal anvendes til at beskrive analyseobjektet, er man med anvendelsen af en nominalskala begrænset til at operere med simple procentandele f.eks. i frekvenstabeller.
I tilfældet med mænd og kvinder er den information, anvendelsen af nominalskalaen kan give, en procentvis fordeling af kvinder og mænd i relation til et antal øvrige variable.
Ordinalskalaen
Ordinalskalaen er noget mere avanceret end den simple nominalskala. I ordinalskalaen benyttes talværdierne ikke kun til at kategorisere, men også til at angive relative forhold; en rangordning. Så mens numrene på sportsdeltagernes - f.eks. løbernes - rygge var en nominalskala, der holdt orden på deltagerne, er den rækkefølge, de kommer i mål på, en ordinalskala. Nummer 1 er her bedre end nummer 2. Det der karakteriserer ordinalskalaer er, at der kun er tale om en rangordning. På baggrund af en ordinalskala er det ikke muligt, at sige noget om forskellen mellem de forskellige punkter på skalaen.
Med en ordinalskala er det så muligt, at sige noget relativt om den pågældende egenskab. Ordinalskalaen er den skala, der oftest anvendes i markedsanalyse når man transformerer de ofte noget uhåndgribelige egenskaber man ønsker belyst. Det kunne være vurderingen af produktkvalitet, præference, et mærkes position på en imagedimension mv.
Intervalskalaen
Intervalskalaen er det næste skridt på vejen til den "perfekte" skalering. Forudsætningen for en intervalskalering er, at der er lige stor afstand (forskel) mellem de forskellige svarmuligheder på skalaen. Samtidig er der ikke et fast nulpunkt.
Et vigtigt punkt i intervalskalen er, at det er muligt at sammenligne "afstande" på skalaen. Eksempelvis at forskellen mellem 3 og 4 på en skala er den samme som forskellen mellem eksempelvis 5 og 6.
Ratingskala
Denne type af skala er, hvad enten det er en Likert-skala, en semantisk differentialskala, den mest anvendte skalaform. Årsagen er, at de er lette at gå til, intuitivt nemme at forstå både for researcheren, intervieweren og respondenten, og at de baserer sig på intervalskalaer.
Måleskala (Kontinuerlig skala)
Eksempel på en måleskala:
Hvordan smager Rynkeby æblejuice?
Meget dårligt => Meget godt
Denne målemetode er svær at transformere over i data, der kan anvendes i statistiske værktøjer.
En af de mest almindelige skalaer til analyse af talværdier er den såkaldte Likert-skala. Hvis du vil undersøge antal årlige besøg i folkekirken, eller graden af enighed i politiske holdninger fra partiet Nye Borgerlige (på en skala fra 0-5), kan du med Likert skalaen undersøge respondenternes gennemsnitlige besvarelser for at se om niveauer på et tal forudsiger andre variabler i spørgeskemaet, f.eks. køn, alder, indkomst osv.
En Likert-skala består oftest af et udsagn, som følges af en række svarmuligheder. I svarmulighederne kan man erklære sig mere eller mindre enig i udsagnet.
Eksempel:
Hvor enig er du i følgende udsagn: "Det danske samfund er velfungerende"
Svarmuligheder:
Meget enig
Enig
Delvist enig
Uenig
Meget uenig
Likert-skalaen kendetegnes ved at have svarmuligheder, som er rangordnet fra mest enig til mindst enig. En Likert-skala kan have forskellige antal svarmuligheder, men oftest et ulige antal (f.eks. 3, 5,7 eller 9).
Den nok mest almindelige måde at definere en Likert-skala på, er som i eksemplet ved anvendelsen af et "nul-punkt", altså en svarmulighed, hvor man hverken er enig eller uenig. Likert-skalaen er typisk også en fempunktsskala.
De gode svarkategorier
I spørgeskemaer benyttes ofte lukkede spørgsmål. Det vil sige at respondenten har en begrænset mængde af svarmuligheder at vælge imellem.
Det er derfor vigtigt, at svarkategorierne er lavet ordentligt. Er de ikke det, har respondenten ikke mulighed for at afgive en fornuftig besvarelse af spørgeskemaundersøgelsen.
Et eksempel kan være spørgsmålet "Hvor bor du?"
Hvis svarmulighederne er "Sjælland", "Jylland" og "Udlandet", vil alle respondenter bosat i andre dele af Danmark end lige netop Sjælland og Jylland mangle et sted at sætte deres kryds.
Resultatet vil blive, at respondenterne bliver irriterede og lukker spørgeskemaet ned, eller at de afgiver urigtige svar. Begge dele forringer kvaliteten af de data du indsamler.
Når du udarbejder dine svarkategorier i dit spørgeskema, bør du være opmærksom på følgende:
- Svarkategorierne skal være fuldt dækkende
- Svarkategorierne må ikke være overlappende
- Overvej, om det skal være muligt at vælge mere end ét svar
- Overvej, om der skal være ”ekstra” svarkategorier med såsom "Ved ikke", "Ikke relevant", "Ingen af ovenstående" eller "Ønsker ikke at svare"
- En evt. svarskala skal have en passende længde
- Overvej, om der skal være en åben svarkategori, hvor respondenten har mulighed for selv at skrive sit svar, hvis respondenten ikke mener at passe ind i de foruddefinerede kategorier.
Svarkategorierne skal være fuldt dækkende
Respondenten skal altid kunne finde et passende sted at sætte sit kryds. Det betyder, at de foruddefinerede svarkategorier skal dække alle mulige svar. Dette kan være svært eller let at sikre, alt afhængig af det spørgsmål du stiller.
I en politisk meningsmåling hvor du f.eks. spørger "Hvilket parti vil du stemme på til næste folketingsvalg?", kan du være nogenlunde sikker på at have alle mulige svar dækket, hvis du nævner alle danske partier og tilføjer svarmulighederne "Blankt" og "Vil ikke stemme".
Andre spørgsmål kan være sværere at afdække. Et eksempel på dette er et spørgsmål til en APV: "Hvad er det bedste ved din arbejdsplads?". Spørgsmålet indeholder et væld af svarmuligheder, som kan være svært at dække med en række foruddefinerede svarmuligheder. Her kan det være en fordel at tilføje svarmuligheden "Ingen af ovenstående", eller "Andet".
Svarkategorierne må ikke være overlappende
Svarkategorierne bør formuleres sådan, at de ikke lapper ind over hinanden.
Hvis du i et spørgeskema spørger "Hvor gammelt er dit ældste barn?", og tilbyder svarmulighederne "0-9 år", "9-18 år" og "Over 18 år", så vil dem med børn på hhv. 9 og 18 år skulle sætte to krydser for at svare på spørgsmålet. Dette bliver især et problem, hvis spørgsmålet kun kan besvares med ét kryds.
Læs mere om hvorfor det er vigtigt at din svarskala er korrekt sat op.
Overvej om det skal være muligt at vælge mere end ét svar
Nogle spørgsmål kræver kun ét svar. Andre spørgsmål kræver mange svar. Indenfor trivselsmåling er der f.eks. spørgsmålet "Hvad er det bedste ved din arbejdsplads?". Dette spørgsmål lægger op til, at respondenten kun afgiver ét svar.
Spørgsmålet "Hvilke faktorer har en positiv indflydelse på din trivsel på arbejdet?" lægger derimod op til, at respondenten kan afgive flere svar. Du kan hurtigt komme til at ødelægge et rigtig godt spørgsmål, hvis ikke du har indstillet det korrekt i forhold til antal svar. Derfor er det vigtigt, at du overvejer om respondenten skal kunne afgive et eller flere svar på spørgsmålet.
Oftest er det også en god idé at lave en pilottest for at teste disse svarkategorier. På den måde undgås sjuskefejl og overlap, som kan være svære selv at få øje på. Læs mere om Pilottest.
Ekstra svarkategorier: "Ved ikke", "Ikke relevant", "Ingen af ovenstående" eller "Ønsker ikke at svare"
Disse svarkategorier giver respondenten et sted at sætte sit kryds, hvis respondenten af en eller anden grund ikke mener at passe ind i de andre svarkategorier.
Det kan være en god idé, hvis nogle spørgsmål ikke er relevante for alle respondenter, hvis der er spørgsmål som respondenterne ikke har nogen holdning til, eller hvis der er spørgsmål der er så personlige, at der kan være nogen som ikke ønsker at svare.
Svarkategorierne tilbyder et alternativ til respondenter, som måske ellers ville blive irriterede over ikke at passe ind, eller som ville have sat deres kryds i en tilfældig svarmulighed.
Bagsiden ved at indføre disse svarkategorier kan til gengæld være, at nogle respondenter synes, at det er lettere at afkrydse "Ved ikke" end at tænke over et mere præcist svar.
Åbne svarkategorier
Hvis du gerne vil give respondenterne mulighed for at svare noget andet end de foruddefinerede svar, kan du tilføje en åben svarkategori til dit spørgsmål. Det giver respondenterne mulighed for at angive svar som du ikke selv på forhånd havde forestillet dig. Samtidig kan du med denne svarkategori lave en fritekstanalyse. Fritekstsvar kræver nemlig rubricering af svarene, så de bliver defineret i kategorier, som kan præsenteres. Læs mere om Fritekstanalyse
Du skal dog kun tilføje denne mulighed, hvis du er interesseret i de svar der skrives. Ellers er det bedre at lave en lukket svarmulighed der hedder "Andet" eller "Ingen af ovenstående", så respondenterne ikke bruger tid på at skrive svar, der aldrig bliver læst.
Organisér dit spørgeskema
Nogle gange bliver du så fokuseret på at formulere gode, skarpe spørgsmål og svarkategorier, at du helt glemmer at betragte spørgeskemaet i dets helhed.
Det er ærgerligt, fordi en spørgeskemaundersøgelse bør være gennemstruktureret. Et spørgeskema, der roder vil ofte give respondenten følelsen af, at "Det har jeg da svaret på før – hvorfor spørger de nu om det igen?".
Det vil også få spørgeskemaet til at føles længere, fordi respondenten mentalt skal springe mellem emnerne. Konsekvensen kan være at respondenten lukker spørgeskemaet ned før undersøgelsen er færdig, eller bliver ukoncentreret i sin besvarelse.
Følgende elementer kan hjælpe til at give en følelse af struktur i spørgeskemaet:
- Forklarende intro- og outrotekster
- Organisering af spørgsmålene under passende overskrifter
- Ikke for få eller for mange spørgsmål pr. skærmbillede
- En logisk ”rød tråd” i spørgeskemaet
- Et pænt og let læseligt layout
Forklarende intro- og outrotekster
Intro-og outrotekster hjælper respondenten til at forstå, hvad der skal ske. Det er også et godt sted at give vigtige informationer om f.eks. anonymitet eller svarskala.
Introteksten kan f.eks. indeholde information om spørgsmålene, svarskalaen eller om anonymitet. Det er også et godt sted at skrive "Velkommen til undersøgelsen", "Tak fordi du vil svare på vores trivselsmåling" eller andre imødekommende formuleringer.
Outroteksten indeholder typisk en ”Tak for besvarelsen” og information om, at respondentens svar nu er gemt. Det er også et godt sted at give informationer om, hvor og hvornår undersøgelsens resultater offentliggøres.
Organisering af spørgsmålene under passende overskrifter
Der er mange fordele i at gruppere spørgsmålene i forskellige temaer. For det første betyder det, at respondenten skal bruge mindre mental energi på at svare, da respondenten skal springe mindst muligt fra emne til emne.
Det gør også rapporteringen lettere, fordi spørgsmålene allerede står i en logisk rækkefølge.
Når du organiserer dine spørgsmål, er det også en god idé at overveje, hvilke tal du vil trække ud af dem efterfølgende.
Defgo kan beregne gennemsnit på hele spørgsmålsgrupper, så hvis spørgsmålene står under klart definerede overskrifter (dvs. at alle spørgsmål i en gruppe hører inden for samme tema), får du et brugbart gennemsnit for alle overordnede temaer i spørgeskemaet. Det giver et godt overblik, når du skal lave analyse af spørgeskemaundersøgelsens besvarelser.
Ikke for få eller for mange spørgsmål pr. skærmbillede
Når du organiserer spørgsmålene under fælles temaer, gør man også spørgeskemaet hurtigere at besvare for respondenten, fordi han ikke skal klikke ”Næste” efter hvert eneste spørgsmål.
Selvfølgelig kan det nogle gange være nødvendigt at stille ét spørgsmål pr. skærmbillede, og det er bestemt heller ikke forbudt, men hvis spørgeskemaet ender med at fylde 100 skærmbilleder, kan det blive en lang fornøjelse at besvare.
Omvendt skal du også passe på, at der ikke er for mange spørgsmål pr. skærmbillede. Hvis det er nødvendigt at scrolle ned for at besvare alle spørgsmålene på en side, er det bedre at bryde spørgsmålene ned i mindre enheder. Eller overveje, om du måske skal slette nogle af spørgsmålene.
En logisk "rød tråd" i spørgeskemaet
Når spørgeskemaets temaer er identificeret, (spørgeskemaet kunne f.eks. omhandle social kapital) gælder det om at finde en logisk rækkefølge i temaerne. Ofte vil du have spørgsmål om baggrundsoplysninger (køn, alder etc.) enten i begyndelsen eller i slutningen af spørgeskemaet, men sjældent i midten.
Det er også en god idé at starte "blødt ud", så respondenten ikke begynder med de mest følsomme spørgsmål. Har du flere temaer, der minder om hinanden (f.eks. "Samarbejde med kollegaer", "Samarbejde med ledelsen" etc.), bør de som regel stå i nærheden af hinanden.
defgo har mange forskellige spørgeskemaskabeloner, tilpasset din arbejdssituation og arbejdsplads. defgo har sammen med Arbejdsmiljørådet udarbejdet et spørgeskema om Social Kapital.
12 Spørgsmål som tilsammen afdækker den sociale kapital.
Social kapital består af tre elementer: tillid, retfærdighed og samarbejdsevne. Den sociale kapital kan undersøges, og resultatet af undersøgelserne kan være med til at vise, om arbejdspladsen er i stand til at samarbejde om den kerneopgave, arbejdspladsen er sat i verden for at løse.
Start spørgeskemaet for social kapital
Et pænt og let læseligt layout
Du bør altid teste spørgeskemaet i dets endelige format så du sikrer dig, at det er pænt og funktionelt.
Vælg en skrifttype der er let at læse, sørg for at overskrifter er tydeligt markeret, og indsæt evt. et logo.
Til sidst laves en pilottest, hvor spørgeskemaet bliver testet. Det er altid en god idé at få hjælp til denne del. Find derfor en person, som er en del spørgeskemaets målgruppe, da testen dermed bliver mere realistisk.
Invitationsbrevet
En høj svarprocent er som regel et tegn på kvalitet i spørgeskemaundersøgelsen. Men hvordan sikrer du, at så mange som muligt vælger at svare på dit fantastiske spørgeskema du har brugt mange timer på at udvikle?
Her er alt hvad du bør vide om invitationsbrevet.
Invitationsbrevet skal give din læser lyst til at svare på spørgeskemaet. Dvs. at det skal være tydeligt for din modtager hvad undersøgelsen går ud på, og hvorfor det er vigtigt at svare på den.
Det kan være at det handler om at forbedre kundetilfredsheden for en virksomhed, lytte til kursusdeltagernes holdning via en kursusevaluering, eller give kommunen feedback på, hvordan de kan gøre deres feedbacksystem endnu bedre for borgerne.
Uanset hvad spørgeskemaundersøgelsen handler om, er det vigtigt at komme ud med budskabet om, at respondentens svar bliver brugt til noget som respondenten i sidste ende får glæde af.
Som regel er det på baggrund af invitationsbrevet, at respondenten træffer sin beslutning om at ville bruge tid på at besvare spørgeskemaet. Invitationsbrevet skal give mulighed for, at træffe denne beslutning på et velinformeret grundlag.
Derfor skal det være tydeligt hvem der er afsender af spørgeskemaundersøgelsen, hvem der har adgang til data, og hvem der får adgang til spørgeskemaundersøgelsens resultater, når de foreligger.
Respondenten skal også vide, hvor lang tid det tager at besvare spørgeskemaundersøgelsen, og hvornår deadlinen for at svare vil være. Det er også en god idé at indsætte kontaktoplysninger på en person, der kan hjælpe med tekniske problemer i forbindelse med besvarelsen, og en der kan besvare generelle spørgsmål i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen (fx om anonymitet).
Tjekliste
Her er en tjekliste til, hvad der bør indgå i et godt invitationsbrev:
- Formål med undersøgelsen
- Hvorfor er det vigtigt at deltage?
- Link / login til at svare på spørgeskemaet
- Hvem der får adgang til data og den afsluttende rapport
- Afklaring om evt. anonymitet
- Hvor lang tid det tager at udfylde spørgeskemaet
- Svarfrist
- Kontaktperson og vedkommendes kontaktinformation
- Afsender + evt. logo
Saglig og professionel
Husk at invitationsbrevet skal fremstå sagligt og professionelt. Det skal være skrevet i et korrekt og forståeligt sprog, og det skal være pænt sat op.
Det er vigtigt at signalere, at man har været omhyggelig med at lave det, da det er de færreste mennesker, der ønsker at bruge tid på at svare på noget som afsenderen ikke selv har lagt det fornødne arbejde i.
Et sjusket invitationsbrev kan også komme til at signalere at det er ”spam”, og modtageren kan måske blive i tvivl om, hvorvidt afsenderen er den, afsenderen udgiver sig for at være. Brug derfor den fornødne tid på at lave et velskrevet brev med et pænt layout.
Hvis det er muligt, er det en god idé at lave invitationsbrevet inden der afholdes pilottest. Så kan det indgå i pilottesten, og man får derved testet invitationen og spørgeskemaet i sammenhæng.
Pilottesten
Det er vigtigt at få sit spørgeskema ordentligt testet, inden man sender det ud til alle sine respondenter. Gør man ikke det, risikerer man at lave fejl i spørgeskemaet, som sagtens kunne have været rettet, hvis man bare havde fået nogle andre øjne på det i tide.
En pilottest skal udføres så tæt på den rigtige spørgeskemaundersøgelse som muligt. Det betyder for eksempel, at hvis den rigtige spørgeskemaundersøgelse foregår ved, at respondenterne logger ind på spørgeskemaet med login og password, så er det godt at lade pilottesterne gøre det samme.
På denne måde har man mulighed for at teste hele besvarelsesprocessen, og man undgår at have overset en detalje, som kunne få konsekvenser for den rigtige spørgeskemaundersøgelse. Af samme grund er det også en god idé at medsende det rigtige invitationsbrev til pilottesterne.
Det er ikke alle og enhver, der vil være en god pilottester for din undersøgelse. Dine pilottestere skal minde så meget som muligt om den rigtige respondentgruppe. Ofte vil det føles oplagt at bede kollegaen på nabokontoret om at være pilottester (det er så nemt og bekvemt), men der er risiko for, at han eller hun tænker ligesom dig og ikke ligesom de mennesker, der i sidste ende skal besvare skemaet.
Derved risikerer man, at indforståede formuleringer i spørgeskemaet ikke bliver fanget, eller at vigtige informationer mangler i invitationsbrevet. Find derfor dine pilottestere blandt dine rigtige respondenter eller blandt nogen, der minder om dem, hvis det overhovedet er muligt. Vær også sikker på at de har tid til at udføre pilottesten på det tidspunkt, hvor du har planlagt at den skal udføres.
Instruktion
Dine pilottestere ved ikke nødvendigvis hvad der forventes af dem. Derfor er det vigtigt at give dem tydelige instrukser til hvad de skal gøre, når de udfører pilottesten. Bed dem om at lægge mærke til følgende:
- Er der spørgsmål, der er svære at forstå eller svære at svare på (det tyder på, at spørgsmålet eller svarkategorierne er dårligt formuleret)
- Er der spørgsmål, der åbenlyst mangler i spørgeskemaet
- Er der spørgsmål, der føles overflødige i spørgeskemaet
- Er der noget i spørgeskemaets generelle opbygning, der giver anledning til forvirring eller irritation
- Er der andre informationer de savner i forbindelse med undersøgelsen, fx i invitationsbrevet
- Det kan være en god idé at give dine pilottestere en deadline for, hvornår de skal give tilbagemelding om spørgeskemaet
Nogle gange kan pilottesten afsløre vigtige ting, der bør laves om i spørgeskemaet. Derfor er det vigtigt at have afsat tid i projektplanen til, at man kan lave ændringer i spørgeskemaet inden den rigtige spørgeskemaundersøgelse skal sendes ud.
Hvad er en APV?
Alle danske virksomheder med ansatte skal udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering - APV, for at synliggøre eventuelle arbejdsmiljøproblemer.
Vi har med udgangspunkt i Arbejdstilsynet vejledninger og tjeklister, udarbejdet et spørgeskema, som kortlægger både det psykiske- og fysiske arbejdsmiljø. Spørgeskemaet kan nemt tilpasses de forskellige arbejdspladstyper på tværs af brancher. I forhold til kortlægning af arbejdsmiljøet er der metodefrihed, men arbejdspladsvurderingen skal i defgo indeholde:
- Spørgeskema - Identifikation og kortlægning af det psykiske og fysiske arbejdsmiljø via Spørgeskema.
- Analyse og Rapport - Beskrivelse og vurdering af arbejdsmiljøproblemerne via Analyse og Rapport.
- Inddragelse af sygefravær - Vurdering af om der er arbejdsrelateret sygefravær.
- Handleplan - Handleplan med en beskrivelse af potentielle årsager og mulige løsninger, med prioriteringer i forhold til løsning af organisationens arbejdsmiljømæssige problemer.
- Opfølgning – I Handleplanen skal der redegøres for hvordan, af hvem og hvornår der følges op på handleplanen.
- Synliggørelse - Resultaterne af APV’en skal gøres tilgængelig for både ledelsen og medarbejdere.
APV skabeloner
defgo har mange forskellige APV skabeloner, tilpasset din arbejdssituation og arbejdsplads.
Nedenfor kan du klikke på de enkelte APV spørgeskemaer.
- APV - Fysisk og psykisk skema til kontor og administration
- APV - Kontor og administration
- APV - Laboratoriepersonale
- APV - Lagermedarbejdere
- APV - NFAs psykiske arbejdsmiljø vurdering - (kort spørgeskema)
- APV - NFAs psykiske arbejdsmiljø vurdering - (mellemlangt spørgeskema)
- APV - Psykisk
Retningslinjer for brug af APV skemaer
Hvis en virksomhed overvejer at anvende AMI’s korte eller mellemlange skema om psykisk arbejdsmiljø, anbefales det at overveje følgende punkter, inden man går i gang:
- Sæt aldrig en undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø i gang, hvis det ikke er hensigten at tage resultaterne alvorligt og handle på dem bagefter.
- Det er frivilligt at deltage i en kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, men en svarprocent på mindre end 60% er utilfredsstillende og er måske i sig selv et tegn på dårligt arbejdsmiljø.
- Deltagelse er anonymt. Hvis der udregnes gennemsnit for grupper på under 15 personer, bør de implicerede give deres udtrykkelige samtykke.
- De personer, som deltager i en kortlægning, har ret til at kende resultaterne.
- Ansvarlige repræsentanter for ledelsen, mellemlederne og medarbejderne bør deltage i forberedelsen til og opfølgningen af kortlægningen. Man bør ikke bruge ”sidevognsudvalg” med ”ildsjæle”.
- Det er vigtigt at skelne mellem vilkår, som er ”en del af jobbet”, og belastninger, der bør ændres. Prøv ikke at ændre på noget, der ikke kan laves om, og lad være med at acceptere forhold, som burde forbedres.
- Der findes ingen standardløsninger på de forskellige problemer. Det er vigtigt, at løsningerne udvikles af virksomheden og bliver en integreret del af den daglige arbejdsgang med henblik på at opnå bedre produktivitet og kvalitet.
- Det er en god idé at gentage kortlægningen efter 1-2 år for at se, om de ønskede forbedringer har fundet sted.
- Mange arbejdspladser har glæde af at gentage kortlægningen med faste mellemrum som en del af både ”det udviklende arbejde” og ”den lærende organisation”.
- En kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø skal ikke betragtes som en dom eller en karakterbog. Der er tale om et redskab for udvikling og dialog.
Disse retningslinier er udarbejdet i samarbejde med virksomheder og konsulenter.
Kilde: https://nfa.dk/da/Vaerktoejer/Sporgeskemaer/Copenhagen-Psychosocial-Questionnaire-COPSOQ-II/Kort-udgave
APV - Analyse og Rapport
I en APV proces er det vigtigt at følge de enkelte metoder i en rækkefølge. For efter at have udarbejdet et spørgeskema, og udsendt dette til respondenterne som er en del af undersøgelsen, kræves nu en reel kortlægning af resultaterne. Altså en analyse af besvarelserne, som er indhentet.
Det er derfor på dette tidspunkt ikke relevant at diskutere indsatsmetoder, fordi det endnu ikke er tydeligt hvori problemerne på arbejdspladsen eventuelt består.
I denne artikel tager vi udgangspunkt i en psykisk arbejdspladsvurdering, i hvilken det er nødvendigt at inddele arbejdsmiljøet i en række faktorer som kan simplificere eventuelle problemstillinger på arbejdspladsen.
Det psykiske arbejdsmiljø kan være påvirket af en masse forskellige sammenhænge, og NFA har udarbejdet en række støttepunkter til kortlægningen af det psykiske arbejdsmiljø.
- o Krav i arbejdet. Tempo, arbejdsmængde, deadlines, følelsesmæssige krav, sociale krav.
- o Indflydelse i arbejdet. Indflydelse på arbejdsstedets indretning, arbejdets udførelse, hvem man samarbejder med, etc.
- o Mening i arbejdet. Sammenhængen med den øvrige produktion, formålet virksomhedens indsats.
- o Social støtte. Støtte, hjælp og feedback fra ledere og kolleger på de rette tidspunkter.
- o Forudsigelighed. Informationer om relevante planer og begivenheder for at undgå usikkerhed og uvished blandt de ansatte.
- o Belønning i arbejdet. Belønning der svarer til indsatsen. Der kan være tale om løn, karriereforløb eller almindelig anerkendelse og påskønnelse.
De seks faktorer som regel udgangspunktet for en undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø, og vi antager dermed også at spørgeskemaet der ligger til grund for analysen har undersøgt netop disse forhold, i en konkretiseret form. For som NFA beskriver det:
"Pointen er, at systematiske forbedringer af det psykiske arbejdsmiljø som regel starter med en eller anden form for kortlægning eller anden identifikation af problemet, som gør en målrettet indsats mulig. Det er ikke nok at konstatere, at ”de ansatte er stressede”, at ”fraværet er for højt”, eller at ”vi løber for stærkt”. Mudrede problembeskrivelser lægger op til mudrede løsninger."
Målet med en kortlægning
Hovedformålet med en kortlægning og identifikation af problemer på en arbejdsplads er, at prioritere indsatsen i håndteringen af problemerne.
På samme måde som det er hensigtsmæssigt at stille "skarpe" problemstillinger, er det hensigtsmæssigt at differentiere mellem typer af belastning.
I dette tilfælde opererer vi med tre typer af belastning:
o Belastninger som man umiddelbart kan gå i gang med at ændre.
o Belastninger der udspringer af den øverste ledelses beslutninger. (I det offentlige kan det dreje sig om kommunen, men også om folketinget eller ministeriet).
o Belastninger der ikke kan ændres, idet de hænger sammen med arbejdets karakter.
Til eksempel kan vi benytte ovenstående beskrivelser på et afdelingskontor i et ministerium.
Af belastninger man umiddelbart kan gå igang med at ændre er f.eks. ændring af adfærd på arbejdspladsen, som direkte udspringer af feedback fra ledelsen. Det kan f.eks. være at forbedre arbejdsdelingen i enkelte teams.
Samtidig er det muligt at afhjælpe belastninger, der udspringer af den øverste ledelses beslutninger ved at aftale nye arbejdstider for hele kontoret, og en ny samarbejdsstruktur på tværs af de individuelle teams på kontoret.
Endelig er der belastninger, som ikke kan ændres, hvilket f.eks. kunne være den nye regerings beslutning om at skære ned på afdelingskontores størrelse pga. ønske om offentlige besparelser.
Formålet med denne prioritering er simpelthen at undgå at spilde ressourcer på en indsats, som kan vise sig at være formålsløs.
En prioritering af indsatsen kræver ikke blot, at man har sikret sig, at der er tale om et reelt problem, og at man er i stand til at ændre ved det. Det kræves også, at der er vilje, ressourcer og motivation til at gøre noget ved det.
Fra kortlægning til handling
Selvom resultaterne fra undersøgelsen nu er kortlagt, er der stadig lang vej til reelle forandringer af arbejdsmiljøet på arbejdspladsen.
Det kræver den rigtige forståelse af resultaterne for at vide hvordan man skal kunne handle fremadrettet.
NFA har lavet en tjekliste, som er god til opfølgning i denne halvdel af APV processen.
- Hvad betyder resultaterne? Den første betingelse for at kunne handle på en relevant måde er, at man har forstået resultaterne af kortlægningen. Hvad betyder de ord, der bliver brugt, f.eks. rolleklarhed? Hvordan tolker man de forskellige points? Denne vejledning kan forhåbentlig svare på de fleste spørgsmål.
- Kan vi genkende billedet? Det er vigtigt, at man kan genkende det billede, der tegnes. Ellers er det ikke sandsynligt, at der er motivation til at arbejde videre med resultatet.
- Tilbageoversættelse. Denne proces handler om at besvare spørgsmålet: Hvad betyder disse resultater for os? Hvordan ytrer f.eks. høje kvantitative krav eller manglende belønning sig på vores arbejdsplads?
- Er det et problem? Det er ikke kortlægningen, der afgør, om man har et problem. Man kan godt ligge meget "dårligt" i forhold til landsgennemsnittet og alligevel beslutte, at det ikke er et problem. Man kan for så vidt også ligge bedre og beslutte, at det alligevel er et problem!
- Er det noget, vi kan gøre noget ved? Nogle forhold er vilkår i arbejdet, som man ikke kan ændre. Det gælder f.eks. høje følelsesmæssige krav hos sygeplejersker. Her gælder det om at klæde de ansatte på, sådan at de kan tackle belastningerne bedst muligt. I større virksomheder er der endvidere vilkår, der er besluttet højere oppe i virksomheden. Dem kan man ikke ændre i den enkelte afdeling. Man må evt. i dialog med den øverste ledelse. Tilbage er så de forhold, som man kan gøre noget ved lokalt, som f.eks. social støtte og rolleklarhed. De tre typer af faktorer kræver således forskellige typer af handling.
- Er det noget, vi ønsker at ændre? Endelig er det vigtigt at få afklaret, om der er den nødvendige motivation og vilje til at handle. Hvis det ikke er tilfældet, kunne det tyde på, at problemet ikke er så stort.
- Prioritering! Det er vigtigt, at man ikke går i gang med for mange ting på en gang. Så løber det meste ud i sandet. Hvis man fokuserer på få faktorer er der større chancer for succes.
- Lav en konkret handlingsplan. Lav handlingsplanerne så konkrete som muligt. Hvem gør hvad hvornår. Følg op på dem. Lær af processen. Lær især af fejltagelserne. Hvorfor gik processen f.eks. i stå? Hvorfor opnåede vi ikke den ønskede forbedring?
- Følg op! Når man gentager kortlægningen om to-tre år, kan man se, om man har opnået de ønskede forbedringer. Til gengæld kan der så være dukket nye udfordringer op. Det psykiske arbejdsmiljø er ikke noget, man "ordner" én gang for alle.
Kilde: https://nfa.dk/da/Vaerktoejer/Sporgeskemaer/Copenhagen-Psychosocial-Questionnaire-COPSOQ-II/Kort-udgave
APV - Handleplan
En handleplan er en beskrivelse af potentielle årsager og mulige løsninger, med prioriteringer i forhold til løsning af organisationens arbejdsmiljømæssige problemer.
Forklaring af APV handleplan
Da der i APV undersøgelser er tale om analyse af arbejdsmiljø, inddragelse af medarbejderes syn på deres arbejdsplads, og eventuelle forslag til forbedringer af arbejdsmiljøet, er det vigtigt at følge op på undersøgelsens resultater.
Dette sker ved at oprette handlingsplaner i defgo. Når først besvarelser er indsamlet, kan du i defgo oprette en ny arbejdsmiljøblanket og registrere arbejdsmiljøproblemer. defgo giver dig bl.a. mulighed for registrere arbejdsmiljøproblemet, tilføje foto af problemet, forklare arbejdsmiljøproblemet mv. Med andre ord alle de trin som en handleplan indeholder, og som forklares herunder:
Beskrive arbejdsmiljøproblemet
Problemoverskriften skal bruges til nem identifikation af opgaven i det videre arbejde med problemet.
Eksempler:
"Træk i lokale 13"
"Glatte gulve i køkkenet"
"Stor løfteafstand fra transportbånd til palle i hal B"
"Farlige gasflasker (CO og NO) uden alarm for udslip"
Forklar arbejdsmiljøproblemet
Problembeskrivelsen skal beskrive problemet så grundigt som muligt. Her skal man både beskrive hvad problemet består i og hvilke konsekvenser problemet har for arbejdsmiljøet.
Det er både muligt at tilføje foto og at beskrive arbejdsmiljøproblemet med tekst, da et billede ofte kan supplere problembeskrivelsen, og vice versa.
Kategorisere i arbejdsmiljøområde
Kategoriseringen i arbejdsmiljøområde bruges i det videre arbejde med forbedring af arbejdsmiljøet til statistisk identifikation af indsatsområder.
Kategoriseringen sker i 8 overordnede arbejdsmiljøområder:
- Fysiske forhold
- Indeklima forhold
- Ergonomiske forhold
- Psykiske forhold
- Kemiske forhold
- Risiko for ulykker
- Biologiske forhold
- Hjælpemidler
Eksempelvis "Træk i lokale 13" betyder at man kan kategorisere under"2b. Indeklimaforhold: træk".
Kort eller lang sigt: afhjælpning eller endelige løsning
Beskriv hvilken løsning, der definitivt løser problemet. Der skal være tid og råd til at løsningen kan gennemføres på kort sigt, ellers skal løsningen skrives under lang sigt. Er der ingen oplagt løsning, skriv da at løsning skal undersøges nærmere.
Økonomi
Hvis løsningen koster penge, så skriv skønnet beløbsramme for den endelige løsning.
Beløbsrammen anvendes til prioritering af problemer i det videre arbejde med forbedring af arbejdsmiljøet. Det er ikke nødvendigt at have indhentet tilbud først, da et overslag er tilstrækkeligt. Inkludér alle skønnede omkostninger til f.eks. indkøb af materialer, maskiner, hjælpemidler og arbejdsløn.
Ansvarlige og deadline
Angiv løsningsansvarlige og opfølgningsansvarlige for løsning på kort eller lang sigt. Samtidig skal deadline for opfølgning angives.
Hvis øvrige personer skal have automatisk besked pr. e-mail når arbejdsmiljøregistreringen er oprettet eller ændret, skal e-mail også angives.
Sådan bruger du Fritekstanalyse
- Formål
- Oprette nyt spørgsmål til kodning
- Kodning
- Rapporter og krydstabulering på kodet spørgsmål
Formålet med fritekstanalyse er kort og godt at omdanne et åbent spørgsmål til et lukket spørgsmål, med det formål at kunne lave statistik på det.
Åbne spørgsmål er brugbare når man ønsker en ren måde at stille spørgsmål til sine respondenter, uden valgmuligheder. I et åbent tekstfelt kan respondenter skrive og komme med forslag, uden at det er begrænset af afkrydsningsmuligheder. Det er en rigtig god spørgsmålstype. Men den har bare den ulempe, at man ikke kan lave statistik på baggrund af fritekster.
Vi ønsker alle at få mest ud af de besvarelser vi har fået ind som åbne besvarelser og i visse tilfælde kan det være en god idé at omdanne de åbne besvarelser til statistik.
Med fritekstanalysen omdanner vi åbne spørgsmål til lukkede spørgsmål via oprettelse af svarkategorier, sådan at vi kan lave statistik på besvarelserne.
Hovedårsagen er, at resultater fra en defgo undersøgelse typisk skal videreformidles. Eksempelvis via Powerpoint, Excel eller via Online-præsentation til personer, der sidder som afdelingschefer eller i en overordnet ledelse, og skal have resultater fra analysen i undersøgelsen.
Derfor er det ikke hensigtsmæssigt, at videreformidle åbne spørgsmål ved at videresende et større antal åbne fritekstsvar videre til organisationen, som skal læses enkeltvis. Det er langt mere effektivt at én person analyserer alle fritekstsvar med fritekstanalysen i defgo, og rubricerer friteksterne i kategorier. Dette kan nemlig videreformidles som et kompakt billede af hvad respondenterne har givet udtryk for i deres besvarelser. Hvilke forslag der er indsendt, og indenfor hvilken kategori forslagene rubriceres indenfor.
Forløb for tekstanalyse:
- Læs et rimeligt udsnit af besvarelserne igennem, før besvarelserne opdeles i kategorier/grupper
- Tag udtræk af besvarelser til Analyse med en såkaldt kodeplan
- Tilføj spørgsmål til kodning
- Tilknyt ("kod") fritekstbesvarelser til definerede spørgsmål
Kodeplan
Vi kan nu gå videre med selve forberedelsen til tekstanalysen.
For det første er det en god idé hvis du allerede kender defgo på forhånd. Dvs. du ved hvordan man opretter et spørgeskema og indsamler besvarelser til dannelse af analyse i defgo.
Når du har oprettet et spørgeskema og derefter lavet en rapport med besvarelserne, kan du oprette en såkaldt kodeplan.
Læs et rimeligt udsnit af besvarelserne igennem, og inddel besvarelserne kategorier/grupper som du selv vælger.
Lad os sige du har lavet en medarbejdertilfredshedsundersøgelse, hvor respondenterne arbejder i en virksomhed, og skal give svar på hvad kantinen kan gøre bedre.
Her er det vigtigt at du laver kategorier som du kan inddele forskellige forslag i. Det kan være en nøjsom proces, men med lidt øvelse bliver det nemt at spotte hvilke forslag, der kan overføres til hvilken kategori.
Luk undersøgelsen og gå i gang med kodningen
Husk at lukke undersøgelsen når du er klar med din kodeplan, da du ikke kan kode de åbne besvarelser før undersøgelsen af afsluttet.
Nu er du klar til at kode åbne spørgsmål, og du kan oprette kategorierne i tekstanalysen i defgos indbyggede tekstanalysesystem.
Med systemet får du nemt adgang til alle respondenters svar. Du kan sortere på fritekster, og kode respondenters svar til et målspørgsmål. Målspørgsmålet er med andre ord den kategori du har oprettet for det pågældende kildespørgsmål.
Søg og filtrer på ord, kod de spørgsmål du vælger ved at overføre dem til målspørgsmål (kategori). Det er faktisk ret enkelt og nemt at gå til.
Kodningen er færdig. Hvad så?
Med kodningen har du samtidig oprettet et nyt spørgsmål i din undersøgelse, der får titlen ”Kodet” og så din valgte titel. Besvarelser for det nye kodede spørgsmål, vil vises i en analyserapport på linje med alle andre spørgsmål i din undersøgelse.
Nu hvor det nye tekstanalysespørgsmål er tilføjet din undersøgelse, vil alle besvarelser du har rubriceret i nye kategorier fremgå i en analyserapport, som herefter kan fremvises i en pæn og struktureret form for modtageren i organisationen.
Hvad er social kapital?
Social kapital har i de senere år været genstand for en stærkt stigende interesse. Forklaringen er formentlig, at social kapital giver en helt ny forståelse af, hvad der skaber succesfulde organisationer. Social kapital kan defineres som en egenskab, der sætter organisationens medlemmer i stand til i fællesskab at løse arbejdspladsens kerneopgaver. Den sociale kapital er med andre ord et udtryk for sammenhængskraften i en organisation, og den har betydning for vigtige forhold som produktivitet, kvalitet og arbejdsmiljø.
Hvorfor er det vigtigt?
En høj social kapital bidrager til et bedre psykosocialt arbejdsmiljø, der sikrer loyale og engagerede medarbejdere, som trives og er tilfredse i jobbet. Det er ikke kun godt for medarbejderne - organisationen får også lettere ved at fastholde de gode medarbejdere. Forskning på området viser faktisk, at arbejdspladser med høj social kapital har færre problemer med stress, og de har generelt medarbejdere med bedre helbred og trivsel i jobbet. Medarbejdere i en organisation med høj social kapital er mere effektive og innovative, og de leverer højere kvalitet. Det kommer til udtryk i form af bedre resultater på bundlinjen.
Fordele ved at øge den sociale kapital
- Bedre psykosocialt arbejdsmiljø
- Loyale og engagerede medarbejdere
- Øget trivsel og tilfredshed i jobbet
- Færre problemer med stress
- Øget videndeling og innovation
- Bedre resultater på bundlinjen
Trivselsmåling
De fleste kender til udtrykket trivselsmåling, men de færreste kender til selve indholdet, og processerne i en sådan måling.
Først og fremmest handler det om trivsel på arbejdspladsen. Trives du med dine kollegaer?
Er der dårlig kommunikation fra ledelsen, eller imellem medarbejderne?
Oplever du stress og mangel på overskud til at klare arbejdspgaverne?
Er der gode fysiske forhold på arbejdspladsen?
Spørgsmålene er mange, og temaerne er forskellige. Derfor har man inddelt trivselsmålinger i psykisk og fysisk arbejdsmiljø. I denne artikel beskrives trivselsmåling af det psykiske arbejdsmiljø.
Hvordan laver man en trivselsmåling?
Som beskrevet i artiklen Hvad er Social Kapital? er der flere tilgange til at lave en trivselsmåling.
Målingen af social kapital er en integreret del af trivselsmåling og indeholder vigtige elementer i spørgsmålene til trivsel på arbejdspladsen, men der findes også en mere generel tilgang til den psykosociale måling af trivsel på arbejdspladsen.
En psykosocial trivselsmåling berører en række temaer, som fx samarbejde, ledelse, arbejdets organisering og indhold samt de krav og forventninger, der er i arbejdet. Det er temaer som har en direkte betydning for din trivsel på arbejdspladsen.
Trivselsmålingen er baseret på et spørgeskema med denne struktur:
- Indholdet og organiseringen af dit arbejde
- Krav der stilles i dit arbejde
- Ledelse og samarbejde på din arbejdsplads
- Konflikter på arbejdspladsen
- Større forandringer på din arbejdsplads
- Din oplevelse af din arbejdssituation
På basis af ovenstående temaer har NFA oprettet et spørgeskema som måler trivsels på arbejdspladsen. Spørgeskemaet er navngivet
"DPQ Arbejdspladsskemaet - Psykisk arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen".
Dette spørgeskema indeholder 12 spørgsmål og kan anvendes til at måle den sociale kapital på arbejdspladsen og i arbejdspladsernes afdelinger og jobgrupper, så man opnår et enkelt udtryk for den samlede sociale kapital.
Vi har derfor i defgo implementeret NFAs spørgeskema under navnet: "HR - Trivselsmåling". Klik her for at se mere.
Indholdet og organiseringen af dit arbejde
I indledningen af spørgeskemaet undersøges din tilfredshed med indholdet og organiseringen af dit arbejde og dine arbejdsopgaver, hvoraf meningsfuldheden i arbejdsopgaverne, din tilfredshed med kvaliteten af dit arbejde, feedback fra ledelsen, udgør vigtige grundlelementer for at fastlægge din psykosociale opfattelse af din trivsel på arbejdspladsen.
Spørgsmål som "Bliver dit arbejde anerkendt og påskønnet af din nærmeste leder?", "Bliver arbejdsopgaverne fordelt på en retfærdig måde?" er med til at klarlægge hvorvidt der på arbejdspladsen praktiseres en anerkendende arbejdskultur.
Indflydelse
Graden af indflydelse på indhold af egne arbejdsopgaver, samt tilrettelæggele og udførelse af arbejdsopgaverne, har en signikant betydning for din trivsel på arbejdspladsen.
Uventede forandringer kan oplevelse som et tab af indflydelse på sin hverdag, og dette tema italesættes i afsnittet om indflydelse.
Hvis man som medarbejder ikke har en følelse af at kunne magte sin situation, eller i det mindste kunne påvirke den i en positiv retning, kan der i værste fald opstå stress og en negativ cirkel som er svær at bryde ud af.
Ledelse, arbejdsmængde og samarbejde
Stor arbejdsmængde og tidspres viser sig ved, at forholdet mellem det arbejde, der udføres, og den tid, der er til rådighed til at udføre arbejdet, medfører, at der arbejdes i højt tempo, uden pauser, i mange timer.
Derfor er der i målingen afsat en række spørgsmål til samarbejdet mellem medarbejderen og ledelsen, som skal forhindre utilsigtede konsekvenser af et dårligt arbejdsmiljø.
Spørgsmål som Er din nærmeste leder god til at organisere arbejdet?, og Hjælper din nærmeste leder med løsning af konflikter, når det er nødvendigt?, kan skabe klarhed om eventuelle spirende konflikter på arbejdspladsen.
I sidste ende kan et øget fokus på forholdet mellem arbejdsmængde og kommunikation med ledelsen, afhjælpe stressrelaterede problemer.
På samme måde undersøger trivselsmålingen forholdet medarbejdere imellem, og om samarbejdet på arbejdspladsen opfattes som tilfredstillende.
Spørgsmålene i afsnittet om samarbejde, handler om medarbejderes evne til at samarbejde, støtte hinanden, anerkendelse af og påskønnelse fra kollegaer, samt følelsen af om konflikter løses retfærdigt.
Udviklingsmuligheder, krav, motivation og engagement
For den sidste halvdel af spørgeskemaet spørges der ikke ind til indhold af arbejdsopgaver, graden af indflydelse, forholdet mellem medarbejderen og ledelsen, eller medarbejdere imellem, men istedet om medarbejderen er tilfreds med muligheder for udvikling, de krav der stilles, om medarbejderen føler sig motiveret og hvad medarbejderen selv gør for at vise engagement.
I spørgsmål til udviklingsmuligheder, Har du muligheder for at lære noget nyt gennem dit arbejde?, Kan du bruge dine evner og dine færdigheder i dit arbejde? og Har du gode muligheder for efter- og videreuddannelse? er der fokus på muligheder i jobbet.
Mens der i spørgsmål til kravene på arbejdspladsen addresseres problemer som mængden af arbejdsopgaver, følelsesmæssig belastning og et evt. arbejdspres.
Motivation handler på den anden side ikke om belastning og pres, men om du selv er motiveret for at arbejde, og hvad du gør for at bevare motivationen på arbejdspladsen.
Dette emne er i tråd med spørgsmålene om engagement, som stiller spørgsmål til medarbejderens følelse af ansvarlighed for at "tingene fungerer" på arbejdspladsen, og om medarbejderen kan anbefale andre at søge job på sin arbejdsplads.
Trivsel og jobtilfredshed
I forlængelse af spørgsmålene om udvikling, motivation og engagement, er det nu tilfredsheden der måles. "Er du tilfreds med dine fremtidsudsigter i arbejdet?", "Er du tilfreds med arbejdsmiljøet?", "Er du tilfreds med måden, dine evner bruges på?" og "Er du tilfreds med dit job som helhed, alt taget i betragtning?".
Disse spørgsmål markerer samtidig afslutningen af spørgeskemaet.
Dataindsamling og analyse
For at give en korrekt og ikke mindst sikker analyse af trivsel på arbejdspladsen har Arbejdstilsynet udarbejdet en vejledning til brug af metode, der kan bruges til at kortlægge det psykiske arbejdsmiljø.
Indsamling af data via Spørgeskema til at måle trivsel, er kun én af flere metoder der kan benyttes, hvoraf Interviewmetoden og Observationsmetoden som regel vil kræve bistand fra eksterne aktører, som f.eks. arbejdsmiljørådgivere eller organisationer.
Hvis du vil høre mere om trivselsmåling for din virksomhed kan du kontakte Interresearch (Forhandler af defgo spørgeskema system) via interresearch.dk
NPS - Hvor loyale er dine respondenter?
Det primære formål ved at benytte Net Promoter Score metoden er, at forudsige kundernes loyalitet, vist ved genkøb og henvisning til et produkt, en service eller en virksomhed.
Metoden blev udviklet ved at spørge respondenter hvorvidt de kunne anbefale anbefale et produkt, en service eller virksomhed til en ven, slægtning eller kollega. Baseret på svarene, kunne man forklare forskelle i markedet for indtjening og salg for forskellige virksomheder.
Hvordan opretter jeg NPS i et spørgeskema?
Hvis du vil oprette et NPS spørgsmål skal du blot tilføje spørgsmålstypen Matrix til dit spørgeskema.
I spørgsmålet skal der være 1 svaralternativ med præcis 11 valgmuligheder i skalaen fra 0 - 10.
Spørgsmålet skal stilles:
Hvor sandsynligt er det, at du vil anbefale virksomhed X til en ven, slægtning eller kollega?
NPS beregnes ved at trække den procentvise andel af "Kritikere" fra den procentvise andel af "Ambassadører". NPS kan være tallet mellem – 100 (i tilfælde af 0% Ambassadører, 0% Indifferente og 100% Kritikere) og 100 (i tilfælde af 100% Ambassadører, 0% Indifferente og 0% Kritikere).
Visning af NPS i rapporter
Klik på Spørgeskemaet, vælg ”Tilføj analyserapport”, klik på den nødvendige spørgsmål, ”Vælg type…”.
Og så vælg ”Andre” og Net Promoter Score® vil vises på den højre side af wizarden. Her kan du se tre typer af diagrammer: ”Cirkel”, ”Gruppet søjle”, ”100% stablet søjle”.
I rapporten vil du få:
Stikprøve
Hvad er en stikprøve og hvilken størrelse skal stikprøven have for din undersøgelse?
Stikprøvestørrelse
Inden du sender dit spørgeskema ud til respondenterne, er det meget vigtigt at få styr på antallet af respondenter, og den målgruppe du ønsker at ramme.
I første omgang må du gøre dig det klart, at hvis du ønsker at ramme et bred udsnit af befolkningen, og antallet af respondenter overstiger dine ressourcer ift. indsamling af data, og analyse, så er det nødvendigt med en stikprøveundersøgelse.
Dog er det helt normalt at udtage en del fra undersøgelsens målgruppe, til besvarelse af spørgsmål, eftersom svarene fra stikprøven i høj grad matcher den samlede målgruppes holdning til dine spørgsmål.
For at få de mest korrekte data, skal der opfyldes en række kriterier for udvælgelse af respondenter til stikprøven:
- Man skal have adgang til hele populationen
- Stikprøven skal udtrækkes simpelt tilfældigt eller stratificeret.
For Danmarks Statistik gælder det om at følge de kriterier der er fastsat fra EU, af regeringen eller deres kunder og brugere.
Hvis der ikke eksisterer kriterier, er det derimod en god idé at få fastsat et så højt konfidensniveau som muligt.
Et godt eksempel er Danmarks Statistiks kriterie for kategoriske variabler, som f.eks. ja/nej spørgsmål. Her er er kravet en absolut stikprøvefejl på højst 2 pct. med et 95 pct. statistisk konfidensniveau for hele populationen.
Her er et eksempel:
"Hvis procentandelen, der har rejst det sidste år, er estimeret til 30 pct. i populationen, går sikkerhedsintervallet fra 28 pct. til 32 pct".
Konfidensintervallet kan variere, alt efter hvilken undersøgelse der er tale om. Meningsmålinger fra Gallup og andre lignende meningsmålingsinstitutter, lever fint med statistisk usikkerhed ud fra et 95 procents konfidensniveau. I så fald tager man groft sagt fejl 1 ud af 20 gange. Men denne risiko vil ikke kunne lade sig gøre i medicinske undersøgelser, hvor man opererer med et 99 procents konfidensniveau.
Model til udregning af stikprøvens størrelse
Nedenfor er vores model. Med den kan du udregne antal respondenter du mindst skal sende dit spørgeskema ud til, for at overholde, kriterierne omtalt ovenfor.
Stikprøvestørrelsen er derfor lig med antal respondenter i din undersøgelse, for et givent emne.
Lad os gå igang med at udfylde modellen, så den passer til din undersøgelse.
- Population. I første omgang skal vi finde befolkningsstørrelsen. Og da det er et vidt begreb, er det nødvendigt at få afgrænset antallet i dette felt. En metode kan være, at opsøge Dansk Statistik som muligvis har informationer om netop din målgruppe.
- Fejlmargin. Nu er det nødvendigt at finde dit konfidensinterval (ikke at forveksle med konfidensniveauet), ved at indsætte en fejlmargin. Den meste gængse fejlmargin er 5%, hvoraf undersøgelsens resultater, vil have et konfidensinterval på 10%. Fejlmarginen vil have en påvirkning på antallet af respondenter i din stikprøve. Jo højere en fejlmargin, det lavere antal respondenter i stikprøven, men den maksimale fejlmargin anses som værende 10%. Det er samtidig værd at bemærke, at befolkningsstørrelse ingen indflydelse har på fejlmarginen.
- Konfidens. Med et konfidensniveau forsøges det fastlagt, hvor høj sandsynlighed (ofte vælges 95%), at dine respondenter vil svare i overenstemmelse med resten af populationen. Hvis et politisk parti har 30% tilslutning i en stikprøve på 1000 personer, vil et 95% konfidensniveau for stemmeandelen være intervallet mellem 27% og 33%. Det skrives ofte 30±3%.
Fejlmargin
Hvad er en fejlmargin, og hvilken betydning har det for din undersøgelse?
Det er langt fra sikkert, at dine spørgeskemaresultater vil afspejle den befolkning du undersøger 1:1, men du kan få en forståelse af hvor tæt resultaterne er på virkeligheden, ved at udregne fejlmarginen for undersøgelsen.
Forklaring af fejlmargin
En fejlmargin indeholder den maksimale forskel på et parameter for den virkelige befolkning, og et estimat baseret på stikprøveundersøgelsen.
For at give fejlmargin mening i en større sammenhæng, skal det kvalificeres med et sandsynlighedsudsagn i form af konfidensniveau.
Bemærk: Det er her vigtigt at adskille de tre parametre, konfidensniveau, konfidensinterval og fejlmargin.
Læs gerne mere om de forskellige parametre her:
Stikprøve.
Her er et eksempel til at forklare forskellen
En meningsmåling viser af 50 procent af vælgerne vil stemme på den nuværende statsminister. For at indikere kvaliteten af målingens resultat,
tilføjes der en fejlmargin på 5% med et konfidensniveau på 90%.
Dette betyder at hvis undersøgelsen gentages med mange forskellige prøver, vil den sande procentdel af personer der vil stemme på statsministeren,
falde inden for fejlmarginen på 5% i 90% af tiden.
Jo større meningsmåling, des mindre fejlmargin. For at halvere fejlmarginen skal antal svar i meningsmålinger øges 4 gange. I de fleste tilfælde anvendes en meningsmåling på 500 eller 1000 svar for at få en acceptabel usikkerhed i undersøgelsen.
